Ở mỗi doanh nghiệp, sự gian lận trong vấn đề tài chính là thường xuyên xảy ra. Bạn không thể khẳng định được doanh nghiệp mình không một cá nhân nào gian lận về tài chính. Sự gian lận về tài chính sẽ gây ra nhiều thiệt hại về người và tài sản, thậm chí có thể gây thua lỗ nặng nề cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp cũng biết cách chủ động để ngăn chặn việc gian lận. Vấn đề kiểm soát tránh gian lận luôn luôn là vấn đề muôn thở mà chủ doanh nghiệp, người quản lý cực kỳ quan tâm.
Bài viết sau đây sẽ chia sẻ bạn những cách ngăn chặn gian lận tài chính cho doanh nghiệp một cách hiệu quả.
-
Kiểm tra, Kiểm toán sổ sách thường xuyên
Để đảm bảo sự minh bạch từ trong nội bộ công ty, bạn nên cho kiểm tra sổ sách, thu chi thường xuyên. Rà soát các số liệu đầu vào và đầu ra để xem xét sự chênh lệch dòng tiền.
Xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ và cùng với kiểm toán nội bộ kiểm tra mọi hoạt động quản lý và kinh doanh. Nhằm phát hiện, ngăn ngừa và xử lý rủi ro trước khi rủi ro có thể phát tán ra bên ngoài.
-
Phân công trách nhiệm rõ ràng
Bạn cần phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng người, không giao cho một nhân viên duy nhất kiểm soát một giao dịch tài chính từ đầu đến cuối. Bằng cách chia nhỏ trách nhiệm, sẽ làm cho người có ý định gian lận gặp khó khăn nếu họ có ý định thay đổi các con số của bạn để giấu diếm sự gian lận của họ.
-
Kiểm tra lại số liệu thanh toán lương trước khi thanh toán lương cho nhân viên
Bạn hãy kiểm tra lại các khoản lương phải chi trả cho nhân viên trước khi thanh toán. Lương thanh toán cho ai và số tiền là bao nhiêu? Điều này có thể khiến bạn mất khá nhiều thời gian, nhưng bạn nhất thiết phải kiểm tra và không nên tin tưởng tuyệt đối.
-
Theo dõi kỹ các hoá đơn thu tiền và chi tiền
Các khoản thu tiền và chi tiền cần có hóa hơn cụ thể để làm bằng chứng. Bạn nên sắp xếp ít nhất 2 nhân viên để đảm bảo quá trình thu chi rõ ràng.
-
Luân chuyển nhân viên kế toán
Bạn có thể luân chuyển nhân viên kế toán giữa các chi nhánh với nhau để đảm bảo sổ sách rành mạch và tìm ra những điều bất hợp lý.
-
Đảm bảo rằng bạn hiểu rõ sổ sách kế toán của doanh nghiệp mình
Để kiểm tra sổ sách và hạn chế tốt đa việc gian lận trong doanh nghiệp, các chủ doanh nghiệp, người quản lý cần có chuyên môn và am hiểu sổ sách của doanh nghiệp mình. Một người am hiểu sẽ khiến cho bộ phận kế toán không thể gian dối. Ngược lại, một người không am hiểu rất khó để phân biệt sự sai sốt trong chứng từ sổ sách và từ đó giám sát lỏng lẻo.
-
Sử dụng phần mềm kế toán
Ban nên sử dụng các phần mềm kế toán cho doanh nghiệp mình thay vì áp dụng phương pháp truyền thống cũ rích trên giấy tờ. Các phần mềm kế toán cho phép phân quyền sử dụng và cung cấp báo cáo kịp thời khiến người đứng đầu doanh nghiệp. Chủ doanh nghiệp luôn nắm bắt tức thời tình hình doanh thu của doanh nghiệp mình và phát hiện bất thường, sai sốt gần như ngay lập tức.
Trên đây là những cách giúp bạn hạn chế tối đa gian lận tài chính tại doanh nghiệp mình. Chúc bạn vận dụng thành công.
Chat Facebook